Apakah Digitalisasi Dokumen?

Digitalisasi dokumen adalah proses mengubah dokumen fisik, seperti surat, faktur, laporan, atau dokumen lainnya, menjadi format digital yang dapat diakses, disimpan, dan dikelola secara elektronik. Tujuan utama dari digitalisasi dokumen adalah untuk meningkatkan efisiensi dalam pengolahan informasi, mengurangi biaya penyimpanan fisik, mempercepat akses dan kolaborasi, serta memudahkan pemenuhan kebutuhan regulasi terkait keamanan dan retensi dokumen.

Proses digitalisasi dokumen biasanya melibatkan langkah-langkah seperti pemindaian dokumen menggunakan scanner atau perangkat serupa, pengenalan teks melalui teknologi Optical Character Recognition (OCR) untuk mengonversi teks dari gambar menjadi teks yang dapat diedit, penyimpanan dokumen secara terstruktur di dalam sistem manajemen dokumen (DMS), dan penerapan tindakan keamanan seperti enkripsi data dan manajemen hak akses untuk melindungi informasi sensitif.

Digitalisasi dokumen memungkinkan perusahaan untuk memiliki akses yang lebih cepat dan mudah terhadap informasi, meningkatkan produktivitas dengan kolaborasi tim yang lebih baik, mengurangi biaya penyimpanan dan pengiriman dokumen fisik, serta memastikan kepatuhan terhadap persyaratan regulasi yang berlaku. Dengan demikian, digitalisasi dokumen menjadi salah satu langkah penting dalam transformasi digital perusahaan modern.